Llegó la hora de organizar la fiesta de fin de año

Bogotá. Los últimos meses del año transcurren aparentemente más rápido que los primeros; la razón, el tiempo apremia para alcanzar un cierre exitoso de presupuestos, compromisos y actividades que, como la fiesta de fin de año, demandan un alto esfuerzo.

No es raro que quienes tienen a su cargo esta delicada actividad lleven a esta altura del año varios meses evaluando posibilidades, haciendo encuestas entre los empleados y solicitando cotizaciones, para organizar una reunión que sea del agrado de todos en la empresa.

¿Por dónde comenzar?
Lo más importante es definir las fechas tentativas de la fiesta, el tipo de actividad que se desea realizar, la duración que tendrá el evento y el número de asistentes. Una vez definido lo anterior, el paso siguiente será visitar los posibles lugares, seleccionar y contratar el que más se adecue al tipo de reunión que tiene planeada.

Al escoger la fecha, tenga en cuenta que no se cruce con procesos fundamentales de la compañía que impidan la participación de parte importante del personal y tenga presente cuándo se inicia la temporada de vacaciones; determine los puentes de diciembre, los cierres contables, las fechas de los grados y entrega de calificaciones, de modo que el día de la fiesta pueda contar con el mayor número posible de empleados.

Por la alta demanda que en la temporada de diciembre tienen salones de reuniones y lugares campestres, si no reserva con tiempo, es probable que tenga que cambiar la fecha inicialmente establecida.

Tan pronto se tenga la fecha definitiva de la reunión, es importante divulgarla para que todo el personal de la empresa se programe y separe el día en sus agendas.

¿Qué tipo de evento?
Las empresas especializadas en organización de eventos empresariales ofrecen actividades para todos los gustos, preferencias y, especialmente, presupuestos. Es bueno indagar, así sea de manera informal, lo que al personal le gustaría hacer; mucho va a depender del clima laboral de la empresa, del número de hombres vs. . mujeres, así como de la edad promedio, factor que determina, por ejemplo, las actividades que se podrían realizar, la formalidad o informalidad del evento y el tipo de música o show que se presente.

Algunos prefieren un día campestre con recreadores y mini olimpiadas, otros una cena formal acompañada de algún show en el que se presenten comediantes, magos o músicos. Hay quienes organizan un gran baile con orquestas que alternan con mariachis y grupos vallenatos y otros que prefieren que sean los mismos empleados quienes preparen algunos números de danza, canto, chistes o teatro.

Sea lo que sea que la empresa determine hacer, lo importante es que el personal lo disfrute y que la fiesta sirva para estrechar vínculos de amistad y compañerismo y que el evento contribuya a incrementar el sentido de pertenencia a la organización.

En la escogencia del menú, pesará mucho el lugar y las actividades planeadas, pero lo que es más importante, es cómo se va a combinar la comida con los licores que se ofrezcan para evitar que el personal se pase de copas.

Este es un aspecto que hay que vigilar a lo largo de la reunión y sobre el que hay que dar instrucciones precisas a los meseros para que sirvan los licores con moderación, especialmente cuando se detecta que alguno de los asistentes está bebiendo demasiado rápido.

Lo que debe saber sobre el tema del transporte
Si el evento se va a realizar fuera de la empresa y si es en un lugar alejado, es importante contratar un servicio de transporte con lo cual se facilita la asistencia de los invitados, se consigue que todos lleguen a tiempo y se evita que a la salida, alguien conduzca embriagado. No sobra recalcar la importancia de que todos los directivos de la firma asistan al evento y participen activamente en las actividades programadas.