Diez aspectos principales a considerar al evaluar soluciones de Colaboración

Las soluciones de Colaboración representan una inversión cada vez más importante para las empresas, impulsadas por la necesidad de aumentar la productividad, capacidad de respuesta y reducción en los costos de TI.

La convergencia de las comunicaciones de voz, datos y video en una infraestructura IP compartida aporta múltiples beneficios. Las herramientas de colaboración ayudan a unir a la gente, brindando un abanico de soluciones que van desde llamadas de audio y video con facilidad, enviar mensajes desde cualquier dispositivo, reconocer el estado de disponibilidad de un colega (Presencia) o incluso participar en una conferencia basada en web multimedia

Pero ¿cómo se debe seleccionar una solución de este tipo? La forma en que la gente se comunica evoluciona a gran velocidad, de hecho pocos años atrás era impensada la incidencia que tendrían las redes sociales como un nuevo canal de comunicación. Por este motivo, las comunicaciones unificadas deben también evolucionar con rapidez y ser lo suficientemente abiertas para integrar nuevas necesidades.

“La solución no puede estar acotada a resolver las necesidades por separado, una aplicación aislada –como el video o la mensajería instantánea (MI) - podría limitar las opciones futuras a la hora de admitir teléfonos inteligentes, tabletas, video o redes sociales.

Del mismo modo, una implementación que no toma debidamente en consideración las implicaciones de la infraestructura de TI, como seguridad, directorios, manejo de multimedia, alojamiento de aplicaciones, redes, etc., podría plantear problemas cuando la solución evoluciona superando su alcance original”, afirma Fernando Beninati, Especialista de Producto de Colaboración de Cisco.

Por ello, y según resalta el especialista, es necesario considerar diez aspectos al evaluar una solución de comunicaciones unificadas de categoría empresarial:

1. Compromiso con la protección de la inversión

Es imprescindible que se proteja la inversión realizada tanto en hardware como en software, en el presente y el futuro, a medida que la solución de Colaboración evoluciona con el paso del tiempo. Por ello, es necesario considerar seis áreas:

- Aplicaciones de oficina: Es conveniente que la solución añada valor a las aplicaciones que el usuario utiliza habitualmente. Las herramientas de colaboración deben ser independientes del dispositivo que el usuario desee utilizar.

- Experiencia de usuario: La solución debe adaptarse a la experiencia actual de los usuarios con su dispositivo y permitirles aumentar su productividad sin necesidad de aprender a usar nuevas herramientas.

- Conectividad completa: los usuarios también pueden acceder a funciones de voz, video y conferencia de alta calidad a través de menús fáciles de entender y usar.

- Experiencia de TI: la solución debe permitir al departamento de TI ofrecer niveles superiores de servicio a la empresa sin interrumpir las operaciones en curso.

- Sistema de identidad: la solución no debe alterar la estructura de directorios existente ni las políticas de único proceso de acceso por cada nuevo servicio que implementa.

- Red: una red robusta e inteligente debe poder satisfacer las exigencias especiales de una solución de Colaboración, como voz, video de alta calidad y conferencias por web.

2. Compromiso con los estándares y la innovación

Es fundamental que las soluciones se basen en estándares abiertos, brindando libertad de elección al usuario y garantizando un nivel de compatibilidad con terminales y sistemas instalados. Esto permite mantener la inversión existente y simplificar la asistencia e integración. Sin embargo, en algunos casos se debe considerar que los estándares se demoran en ser definidos y la tecnología avanza más rápido.

3. Compatibilidad propia con dispositivos móviles

El último Visual Networking Index (VNI) elaborado por Cisco, indica que el número de teléfonos inteligentes crecerá 3 a 4 veces en los próximos cinco años, alcanzando 11 millones en 2016, cifra que a nivel global llegará a 2,027 millones. Por lo tanto, es imprescindible que toda solución de Colaboración incorpore integración con los dispositivos móviles en un entorno empresarial, donde la experiencia del usuario debe ser similar a la que puede tener en su escritorio.

4. Compatibilidad con plataformas de consumo masivo

El uso de dispositivos de consumo masivo tales como tabletas en el ambiente de trabajo, supone un desafío para el departamento de TI que debe encontrar un nuevo equilibrio entre la flexibilidad y el control. Por ende, la solución de colaboración debe formar parte de la decisión dado el mayor énfasis en las comunicaciones móviles de diversos puntos terminales. El concepto que el usuario traiga su propio dispositivo a su empresa (BYOD:Bring your own device) es cada vez más habitual.

5. Video

La comunicación visual es la forma más efectiva y eficiente de trasmitir una idea entre personas y se provee que para el 2016 el 72% del tráfico móvil contendrá video en algún formato. Por este motivo las soluciones de Colaboración deben tratar al video en condiciones similares junto con los servicios de voz y texto, tanto en entornos móviles como de oficina. El video para Cisco es la nueva voz, tiene que ser fácil de usar, confiable y de alta calidad.

6. Experiencia usuario

Una solución Colaboración debe proveer la misma experiencia de usuario, ya sea si opta por tener su propio equipamiento o si prefiere un modelo de servicio basado en la nube. La elección del modelo que se utilizará debería ser una cuestión de preferencia arquitectónica o de negocios, incluso con la posibilidad de implementar una combinación híbrida de los dos modelos.

7.Software social empresarial

Son cada vez más las empresas que comprenden el potencial de las redes sociales para aprovechar nuevos niveles de productividad y uso compartido de conocimientos en la empresa, por lo tanto, es necesario contar con una alternativa para incorporar los principios del software social de una manera intuitiva y segura como un medio adicional de comunicación. La solución de Colaboración es el lugar lógico para establecer esta conexión, puesto que la infraestructura ya

existe para facilitar una amplia gama de interacciones sociales en la empresa bajo el control de políticas, y los usuarios pueden acceder de manera sencilla a las herramientas sociales como parte de su experiencia de comunicaciones unificadas.

8. Seguridad

Una estrategia completa de seguridad es vital en cualquier implementación de Colaboración, en particular si se toma en consideración las tendencias de movilidad, uso de dispositivos de consumo masivo y el uso de software social. Es necesario lograr un equilibrio flexible entre el control y el acceso que protege los recursos empresariales y fomenta la comunicación abierta necesaria para colaborar. El concepto de seguridad al dispositivo evolucionó al de seguridad del individuo, resolviendo uno de los mayores problemas que enfrentan las corporaciones cuando se promueve el uso del propio dispositivo (BYOD)

9. Asistencia operativa empresarial

Si bien una solución de colaboración posee una amplia gama de funciones, no debe necesariamente añadir una carga a las operaciones de TI. En este sentido, deben considerarse varias áreas; entre ellas la profundidad de la asistencia del proveedor, la facilidad de administración de la solución y su capacidad para proporcionar supervisión e informes detallados.

10. Madurez y visión del proveedor

Para ofrecer con éxito una experiencia de colaboración no basta con el software de escritorio, la red social o el teléfono inteligente más moderno, sino que es necesario un enfoque integral y reconocer que la infraestructura subyacente de colaboración puede facilitar una experiencia más natural e integrada; puede reducir la complejidad de TI mediante un mayor uso entre silos; y puede brindar la confiabilidad, escalabilidad y solidez superior que se espera de una auténtica solución empresarial.