El éxito de la factura electrónica pasará porque las empresas se apoyan en un proveedor

• La factura es un documento vivo, en continua transformación, derivada de constantes cambios normativos y tributarios y las empresas con desarrollos propios se ven desbordadas por estas adaptaciones que, además, son muy costosas.
• En países de la zona como Perú o Ecuador, entre el 85 y el 90% de las empresas usuarias de factura electrónica utilizan los servicios de un proveedor en vez de optar por un desarrollo propio.

Bogotá, 18 de abril de 2017.- La factura electrónica es ya una realidad en el mercado colombiano y, en breve, la DIAN comenzará a seleccionar los primeros grupos de empresas obligadas a usar este modelo de facturación. La mejor opción para adaptarse al nuevo modelo está en la externalización a través de la solución ofrecida por un proveedor de factura electrónica, según la experiencia internacional de SERES, pionero y especialista en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos.

“La tendencia en otros países donde ya se utiliza la factura electrónica –señala Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM- es trabajar con un proveedor externo. De hecho, incluso las empresas que inicialmente apostaron por desarrollos propios están migrando al modelo de servicio”. Según SERES, la factura es un documento vivo, en continua transformación, derivada de constantes cambios normativos y tributarios y las empresas con desarrollos propios se ven desbordadas por estas adaptaciones que, además, son muy costosas. A esta problemática se suma, en el caso del comercio internacional, la necesaria compatibilidad con los sistemas de facturación electrónica de otros países.

“La ventaja de trabajar con un proveedor de factura electrónica – señala Redondo- es que éste tiene la capacidad para realizar estos cambios y la conectividad necesaria para trabajar en cualquier mercado, de manera muy similar a como trabajan las compañías de telefonía, basta marcar un número para hablar con cualquier parte del mundo sin que el usuario se tenga que preocupar por cómo lo hace”.

Según SERES, la adaptación de las empresas colombianas a la nueva situación no es tarea sencilla y todavía hay empresas que están completamente perdidas en este tema y ven cómo el tiempo se les viene encima. Por ello, deben ponerse al día en este tema si no quieren encontrarse ante una situación de ilegalidad, evadiendo su responsabilidad de migrar a la factura electrónica.

A la hora de hacer frente a la implantación de la factura electrónica hay dos opciones: esperar a que cumpla el plazo y adoptar el sistema cuando la DIAN les seleccione como contribuyente obligado, o aprovechar desde hoy los beneficios que ofrece la facturación electrónica: reducción de costes, mejora de la gestión, eliminación de errores, acceso a otras fuentes de financiación… Resuelto este primer dilema, queda otro: desarrollar internamente una plataforma de facturación electrónica o contratar una empresa proveedora de una solución de factura electrónica. Quien elija la primera opción se encontrará, a la larga, ante una situación de complejidad puesto que la factura electrónica no es sólo un cambio tecnológico, sino que conlleva estar al tanto de los cambios tanto normativos como tecnológicos que se vayan produciendo, lo que le alejará de lo que realmente importa: su foco de negocio.

Asimismo, los costes de desarrollar internamente una plataforma de facturación electrónica, aunque pueden ser vistos como un ahorro a corto plazo, a largo plazo resultan mucho mayores. “Según nuestra experiencia –indica Alberto Redondo- contar con un servicio de facturación electrónica facilitado por proveedores de factura electrónica altamente especializados permite a las empresas beneficiarse de unos ahorros de gestión del 54% en emisión y del 44% en recepción de facturas electrónicas más que aquellas empresas que no cuentan con un proveedor de factura electrónica”.

Los datos son muy significativos y esto queda reflejado en que, lo habitual en países de la zona como Perú o Ecuador es que aproximadamente el 85-90% de las empresas usuarias de factura electrónica utilizan los servicios de un proveedor en vez de optar por un desarrollo propio.

Pero, elegir y contratar a un proveedor de factura electrónica es algo a lo que hay que darle su debido tiempo. La facturación de su empresa es un proceso vital y la hora de escoger un proveedor lo ideal es apoyarse en una empresa especializada, ya que el nuevo sistema de facturación acompañará a su empresa durante mucho tiempo. Por ello, es necesario contar con un equipo experto con apoyo y soporte de atención a largo plazo tanto de las situaciones cotidianas como de las dudas que vayan surgiendo.

De igual manera, la solución seleccionada debe ser invisible en su actividad diaria, contando con un servicio de alta disponibilidad basado en la experiencia de múltiples proyectos de implantación. No sólo proyectos a nivel nacional, sino también internacional, de manera que le permita conectarse con todos sus socios comerciales y que le evite futuras situaciones drásticas en su empresa a la hora de intercambiar sus comprobantes electrónicos.

Adicionalmente, es importe que el proveedor seleccionado sea capaz de ayudarle a cerrar el cirulo de la factura electrónica. Es decir, que le de soporte no sólo a nivel de negocio y tributario (facturar y enviar a la DIAN y a sus clientes) sino que también le abra paso hacia nuevos canales de financiación que le permitan agilizar el pago de sus facturas.