¿Sabía usted que dos terceras partes de la nómina de los empleados se pierden en acciones innecesarias?

Existen herramientas administrativas que permiten a los gerentes ser más eficientes en su gestión, y lograr el objetivo que esperan.

Bogotá, 12 de mayo 2017.- "Hay dos motivos por los que la mayoría de personas deciden tener una empresa. El primero es porque quieren tener libertad financiera y el segundo por libertad de tiempo. La mayoría de los que crean una empresa no consiguen ni lo uno ni lo otro. Las estadísticas dicen que menos del 30% de las empresas nuevas sobreviven 7 años. De los que sobreviven, generalmente la mayoría consigue sólo lo primero (libertad financiera) y muy pocos lo segundo (más tiempo). Esto sucede porque tienen que ocuparse de parte del trabajo de sus empleados, y porque no conocen algunos secretos que les permitirían mantener un liderazgo más eficiente” Expresó el Director de Performia Colombia, Jairo Pinilla.

En una empresa promedio generalmente se pierden dos terceras partes del tiempo en acciones innecesarias, las cuales pueden evitarse con el conocimiento de una serie de técnicas fundamentales que se pueden aplicar en cualquier empresa para optimizar el tiempo del personal y lograr los resultados esperados. Performia recomienda tener en cuenta los siguientes secretos de eficiencia para ejecutivos:

Diferencias entre: SER-HACER-TENER

Existe una gran diferencia entre estos tres aspectos: el ser se refiere al cargo y los estudios que tiene una persona, el hacer son las actividades que realiza diariamente para obtener un resultado, y el tener es lo que logra una persona en un puesto de trabajo. Las empresas sobreviven no por el ser ni por el hacer de los trabajadores, sino por el resultado de lo que hacen y dependen de si esto representa ganancias o pérdidas para la organización. Muchas empresas pagan y seleccionan a su personal por el ser (por el título) y el hacer, más no por los resultados obtenidos. Es importante destacar que, ser productivo es una decisión personal y es lo que hay que evaluar con más detenimiento antes de contratar.

¿Qué es un ciclo de acción?

Esto se refiere a las tareas o actividades que realiza una persona desde que inicia hasta que termina. Muchas personas inician muchas acciones a la vez y no las terminan en los tiempos esperados. Uno de los secretos de la eficiencia es concluir todo lo que se inicia. "La mejor recomendación que podemos hacer es no empezar nuevos ciclos hasta concluir los ya abiertos, no importa cuántas actividades empieces si no las terminas es tiempo perdido” Indicó el Director de Performia Colombia

3. El Agotamiento

El agotamiento rara vez tiene que ver con el esfuerzo físico, en la gran mayoría de los casos es de origen mental. Esto tiene mucho que ver con la acumulación de ciclos de acción abiertos que no han sido concluidos, por ende es muy importante hacer una lista de actividades pendientes, planificar la forma y los tiempos en que se van a desarrollar y concluir.

5. El Manejo de la Confusión

El porcentaje de tiempo y esfuerzo que un ejecutivo invierte en las situaciones de confusión que se le presentan en el día a día es enorme. Entonces las personas deberían saber qué es una confusión y cómo manejarla. Las causas de la confusión son: muchas órdenes contradictorias, muchas leyes cambiantes, alteración de procedimientos y muchos cambios. Esto se convierte en un destino no guiado y dejado a la suerte. Es importante ser claros con las pautas, procesos, actividades y resultados esperados, tanto con los empleados como con los clientes, es muy difícil lograr objetivos cuando no existe una tecnología administrativa funcional ni propósitos claros.

6. Acciones Innecesarias

En cada oficina hay una gran cantidad de tráfico innecesario de acciones y trabajo, que roban tiempo valioso de los trabajadores, esto cuesta habitualmente el 66% de la nómina de la empresa. De ahí el personal numeroso e ineficiente. Evitar el tráfico innecesario de trabajo y optimizar los procesos es muy importante para el crecimiento de la organización con paso firme. Por ejemplo mandar 10 correos para tomar una decisión es absurdo, los procedimientos engorrosos hacen perder tiempo y dinero.

"Sin importar si una empresa es grande o pequeña el correcto uso de la tecnología administrativa trae resultados positivos palpables a corto, mediano y largo plazo. Hacer pequeños cambios funcionales puede representar la diferencia entre sobrevivir y tener que cerrar las puertas” Concluyó el Director de Performia Colombia, Jairo Pinilla.