¿Quiere hacer su trabajo más rápido y tener más tiempo?

En todas las áreas de la vida, el ideal de las personas es hacer la mayor cantidad de actividades y terminarlas en el menor tiempo posible. Existen ciertos principios que le ayudarán a ser más eficiente, sin importar qué cargo tenga en una empresa. Si hace pequeños cambios en la forma como ejecuta sus actividades, podrá tener grandes resultados a largo plazo.

"En los 12 años que llevamos trabajando con empresas en el país, hemos visto muchos gerentes atascados en actividades simples, con poco tiempo disponible y muchos pendientes. Adicional a ello, vemos personas en diversas áreas con procesos engorrosos, que suelen demorarse más tiempo del que deberían haciendo ciertas actividades”. Indicó el director de Performia Colombia, Jairo Pinilla.

Conozca los secretos de eficiencia:

Maneje correctamente todos sus ciclos de acción: haga una actividad a la vez y termínela antes de iniciar otra. Muchas personas piensan que se pueden hacer varias actividades en conjunto, y la verdad es que cada individuo tiene la capacidad de hacer solo una acción a la vez. Es muy común ver personas que empiezan a hacer muchas tareas y al final del día no terminan nada o casi nada. Es mejor tener pocas cosas bien terminadas y hechas a tiempo, que varias sin concluir. No inicie tareas para terminar después, prográmese para terminar y luego seguir trabajando en otra cosa.

Haga una lista de tareas diarias en orden de prioridades: esto le funciona hasta a las personas más organizadas, que a primera vista no lo necesitarían. Le permitirá ordenar su mente y su tiempo, al final del día descubrirá que pudo terminar más actividades de forma planificada.

Comuníquese asertivamente: esto quiere decir que, cuando usted hace una solicitud o da una orden, debe proporcionar toda la información necesaria para que se ejecute, de manera que la otra persona no tenga que preguntar, ya que esto puede hacer que todos los involucrados pierdan tiempo. Por ejemplo, si usted quiere comprar algo para la empresa, dé todos los datos necesarios como costos, especificaciones del producto, para cuándo lo debe tener, todo en un solo correo. Así, la otra persona puede ejecutar sin tener alguna duda y entregar lo que usted espera recibir sin perder tiempo preguntando. Sea muy explícito y no omita información, aunque le parezca que es muy obvia.

De acuse de recibo cuando reciba alguna comunicación: esto se refiere a cerrar el ciclo de comunicación con la otra persona, así no vaya a tramitar de inmediato la solicitud requerida, si es el caso. Por ejemplo, si alguien le manda un correo solicitándole un trabajo, responda, aunque no vaya a hacerlo de una vez. Puede decir "muchas gracias, recibí la solicitud, mañana le daré curso” con esto la otra persona ya sabe que usted tiene eso en sus pendientes y para cuándo lo va a tener. Si usted no responde, el remitente puede pensar que usted no recibió la información, que no lo va a tramitar o que ya lo está haciendo.

Sea ejecutivo de su propio cargo: no espere que otros le estén recordando lo que tiene que hacer, hágalo sin presión externa, y asuma responsabilidades que pueda cumplir en los tiempos establecidos. Organice su trabajo en concordancia con su tiempo.

Evite la confusión en el equipo de trabajo: las causas de la confusión son: suficientes problemas no resueltos, muchas órdenes contrarias, muchas leyes cambiantes, alteración de procedimientos y muchos cambios. Analice si en su empresa existen algunas de estas circunstancias y manéjelas, ya que puede sorprenderle la cantidad de tiempo que puede perder el equipo, mientras busca hacer su trabajo de forma óptima.

"Recuerde que usted es la única persona que puede mejorar o cambiar su vida a través de acciones, si quiere tener cambios palpables debe ser constante. De nada sirve tomar estas recomendaciones por un tiempo y luego volver a sus viejos hábitos. Sin importar qué puesto tenga usted en la empresa, puede tomar la iniciativa de plantear oportunidades de mejora si considera que es pertinente. Tenga en cuenta que el dinero perdido se recupera, el tiempo no” Concluyó el director de Performia Colombia Jairo Pinilla.