Administración Efectiva por Indicadores de Gestión

Aunque en nuestro país se crean muchas empresas, también la taza de cierre es muy alta. "Es fundamental que las nuevas organizaciones manejen herramientas apropiadas a fin de que puedan crecer y sobrevivir en el tiempo. La administración con base en indicadores de gestión permite conocer la situación real de cualquier empresa, y tomar decisiones antes de que sea demasiado tarde”. Explicó el Director de Performia Colombia Jairo Pinilla.

En Colombia de acuerdo a Confedecámaras en Colombia "entre los meses de enero y septiembre de 2017 se crearon 264.020 unidades productivas: 55.964 sociedades y 208.056 personas naturales, evidenciando un crecimiento de 7,6% (…) y en materia de cancelación, se registraron 136.946 cancelaciones de unidades económicas, 7.896 sociedades y 129.050 personas naturales. Se evidenció un descenso del 23,8% en los registros de cancelación comparado con el mismo periodo de 2016”.

Para tener un sistema eficiente de indicadores de gestión en una empresa todos los integrantes deben llevar estadísticas del resultado del trabajo que realizan, así como también se debe medir a nivel global la situación de la empresa. Todo ello se debe medir, en lo posible, de manera semanal, a fin de poder tomar decisiones a tiempo.

Las estadísticas se deben enfocar en los resultados del trabajo de las personas y no en sus actividades. Es decir que más importante que medir cuantas llamadas hace un vendedor, es medir cuantas ventas rentables ha logrado. Tampoco se deben asignar a los empleados indicadores que no sean importantes.

Manejo de las estadísticas

Muchas empresas empapelan sus paredes con indicadores de gestión y luego no saben que hacer con ellos, y por lo general la situación no mejora. La lectura de las estadísticas siempre indican una situación o CONDICIÓN específica de la persona o de la parte de la organización A continuación daremos una breve descripción de cómo manejar las condiciones que una estadística puede reflejar.

Inexistencia: Esto sucede cuando una estadística está en cero generalmente sucede cuando un empleado inicia en una empresa. En este caso debe encontrar una línea de comunicación, darse a conocer, producir y presentar su trabajo.

Peligro: Si una estadística baja considerablemente (a la mitad o menos de lo normal) el jefe debe pasar por alto al subordinado y resolver personalmente la situación y el peligro que haya en ella. También debe asignar una condición de peligro a la persona o el equipo. Debe descubrir que está haciendo el subordinado que va en contra de los intereses del grupo, usar la disciplina, corregir y manejar la ética del mismo. Y por último reorganizar el área para que esta situación no vuelva a pasar.

Emergencia: Una estadística está en esta condición cuando permanece igual o baja levemente. En ese caso promocione, economice, haga la estricta disciplina y prepárese para dar servicio.

Afluencia: Esta condición se da cuando una estadística mejora considerablemente (se dispara a niveles muy altos), en este caso debe economizar, pagar todas las deudas, invertir en recursos para mejorar la entrega y no asumir compromisos económicos a largo plazo. Lo más importante es detectar qué hizo que la condición mejorara y continuar haciéndolo.

Poder: Una estadística está en este estado cuando se mantiene por mucho tiempo en un nivel muy superior. En este caso hay que economizar en acciones innecesarias, cada nueva acción debe tener un efecto igual a las que lo llevaron a esta condición. Se deben consolidar todas las ganancias, y reforzar las acciones que lo llevaron a esta condición.

"Uno de los motivos por los que muchas empresas cierran sus puertas es que no saben manejar apropiadamente sus estadísticas. Si usted tiene o trabaja en una empresa nueva o pequeña los logros de cada miembro del equipo son determinantes para la supervivencia de la organización, le recomendamos que maneje indicadores de gestión que le permitan saber su situación real, pero que a la vez sea un sistema simple, funcional y fácil de manejar. Las grandes corporaciones miden cada resultado y ese es uno de los motivos por los que se mantienen y se fortalecen.” Concluyó el Director de Performia Colombia Jairo Pinilla.