El problema de los "KPI"S: ¿Por qué no bastan?

 

Dependiendo de qué tan informado te guste estar al respecto de este tipo de cosas, puede que ya tengas una idea clara de lo que es, o puede que estés frunciendo el ceño y preguntándote qué tontería se acaban de inventar los dichosos "expertos emprendedores” ahora...

Bueno, la verdad es que los KPIs son más que un nuevo nombre (y tal vez una nueva clasificación) para algo que lleva existiendo por muchos, muchos años.

Vamos a aclarártelo primero… Y luego veremos el problema que los KPIs tienen cuando la mayoría de empresas los utiliza.

Así que comencemos:

¿QUÉ ES ESO DE UN "KPI"?

En palabras simples, KPI es una sigla que significa "Indicador clave de rendimiento" (Key Performance Indicator en inglés). Un KPI es un indicador, o sea, una secuencia de números que corresponden a la producción de una serie de días, semanas, meses (u otros periodos de tiempo), y que por lo tanto dan visibilidad y mantienen un registro de lo que sucede a lo largo del tiempo en una empresa.

“La idea detrás de los KPIs es tomar todos los indicadores que una empresa mide (o debería medir), y escoger aquellos que resuman o representen la productividad y eficiencia total de la empresa, de una división, o de una persona (o implementarlos si existen). Son los indicadores que están al puro centro de la operación, y con base en los cuales una empresa puede tomar decisiones, ya que su estado representa el estado de la empresa como tal.” comentó Jairo Pinilla, director ejecutivo de Performia Colombia.

Es un concepto bastante funcional, y utilizar KPIs puede ser algo muy útil para darle un poco de orden a los indicadores de tu empresa, y establecer bien las prioridades que deberías tener como administrador.

Si tienes una empresa que vende zapatos, tus KPIs pueden ser indicadores como:

"Número de ventas totales"

"Número de productos en inventario"

"Ganancias totales"

No tienen que ser solo estos, ni ser todos estos. Y, dependiendo de tu empresa, deberías evaluar cuáles son los más pertinentes a tu caso específico. Pero tenerlos, y usarlos como piedra angular de tu análisis, puede ser muy útil. Porque si estos tres KPIs (o alguno de los tres) van mal, tu empresa entera está mal, y deberías hacer algo al respecto.

Pero entonces...

¿CUÁL ES EL PROBLEMA CON LOS KPIS?

¿Los KPIs suenan bien, no? ¿Qué puede ser malo de ellos?

Realmente no hay “puntos negativos” como tal en poner un buen KPI siempre que esté bien escogido e implementado.

Sin embargo, los KPIs se quedan cortos en un aspecto en el que se queda corta la mayoría de indicadores de gestión que se utilizan en la mayoría de empresas:

VISIBILIDAD Y CLARIDAD.

Los indicadores numéricos están bien... Pero es muy difícil descifrarlos y hacernos una idea clara a partir de ellos. Nuestra mente trabaja con imágenes, no números. Y por eso, aunque tengas una secuencia de números frente a ti que representa la facturación de los últimos 12 meses, puedes no entender realmente cómo va esta facturación en la realidad.

Mira, por ejemplo, esta tabla:

Ahora imagínate que tienes que averiguar el promedio de los últimos 6 meses contra el de los primeros 6. También necesitas saber cuál fue el mes con la facturación más alta, y cuál fue el que tuvo la más baja, y cuál es la tendencia general de la facturación para el 2023...

¿Cuánto tiempo te toma averiguar todo esto?

“Además, si en vez de solo facturación tienes 20 o 30 o 50 indicadores, cada uno con 12 valores (uno por mes), o tal vez incluso 36 semanas en vez de meses, lo que tienes es básicamente incomprensible a menos de que te sientes a leer y comparar detenidamente todos los números: algo que te puede tomar una hora, como mínimo.” añadió Pinilla

Pero si, en cambio, lo graficamos:

¡Instantáneamente te haces una idea clara de cómo va la facturación!

El punto más bajo y el más alto, la tendencia, el estado de los últimos 6 meses contra los primeros 6... ¡Todo es visible a primera vista!

“Aunque tengas 30 gráficas en una pared, en dos minutos puedes hacerte una idea de cuáles áreas de tu empresa van bien y cuáles van mal, solo mirando por encima y viendo cuáles gráficas están subiendo, y cuáles bajando. Así que GRAFICA TUS INDICADORES, y vuélvelos estadísticas. La diferencia en su utilidad es abismal.” Concluyó Jairo Pinilla, director ejecutivo de Performia Colombia.