El Grupo Éxito, un ejemplo a seguir en Gestión Electrónica Documental

El Grupo Éxito es una corporación multiindustria, multiformato, multimarca y multinegocio reconocida no sólo por contar con la cadena de hipermercados más grande de Colombia, Almacenes Éxito, sino también por incursionar con un gran éxito en la industria Inmobiliaria, Financiera, Seguros, Textiles, Alimentos, Viajes y Estaciones de Servicio.
El flujo de información que se maneja en una organización de este tamaño exige una solución que facilite la organización, administración y consulta de información de diferente tipo requerida por cualquier funcionario en cualquier momento.

Channel Planet, a la vanguardia en los temas que generan eficiencia y productividad en los negocios y en respuesta al compromiso adquirido a través de años de presentar las mejores experiencias en diferentes campos empresariales conversó con Diego Alejandro Gutierrez Mantilla, Jefe Nacional de Administración de Documentos del Grupo Éxito, quien también será conferencista en la séptima versión del seminario e-Document de Channel Planet, acerca de la experiencia de una de las empresas más reconocidas del país a nivel de Gestión Documental.

¿En cuáles procesos usan la Gestión Electrónica de Documentos (GED)? ¿Hace cuanto tiempo?
En la conservación, distribución y consulta desde hace dieciséis años; en la organización hace quince años; en el trámite siete años y en la recepción en documentos de naturaleza digital un año y dieciséis con imágenes digitalizadas.

¿Cómo impacta la GED en la productividad de la organización?
La rapidez de los sistemas en encontrar un documento por medio de campos de recuperación es notable, pues no es lo mismo adentrarse en un archivo para buscar un documento físico que además puede estar en peligro de pérdida o daño (por condiciones externas), que simplemente recuperarlo de un gran repositorio muchos documentos en segundos solo con ingresar la información correcta.
Lo anterior nos lleva a concluir que la oportunidad de la información da pie a que los procesos se ejecuten y desarrollen en el menor tiempo posible haciéndolos más productivos, como ejemplo puedo citar las facturas de proveedores y acreedores de todas y cada una de nuestras 386 dependencias (en todo el país) que se deben enviar mensualmente a Medellín para su contabilización. Sin la GED no sabríamos como llegarían a tiempo estos documentos de manera física debido a las largas distancias, pues ahora se digitalizan y se trasmiten por rutas electrónicas hasta contabilidad acortando dichas distancias.

¿Qué relación costo-beneficio se da gracias a la GED?
Lo más importante es el tiempo mínimo de ejecución de una consulta. La información es el insumo principal en una empresa como el Grupo éxito y de ésta depende la gestión por procesos y el cumplimiento de objetivos a tiempo, así que en cuanto a la relación costo-beneficio, el tema es equilibrado. Por citar un ejemplo: con el estampado cronológico podemos ahorrar costos de archivo físico, como el mantenimiento de éste, el mobiliario, las condiciones ambientales y por supuesto el área requerida para el archivo.

¿Cómo ha evolucionado el proyecto desde el punto de vista de innovación tecnológica y de procesos?
Se trata de buscar siempre la manera de realizar los procesos en el menor tiempo posible, lo cambios de versiones de los software y aplicativos nos permite mejoras en los procesos como el tiempo de procesamiento, el tiempo de respuesta y también la confidencialidad de la información, sin dejar atrás la notable trazabilidad y la huella de auditoría.
Un apoyo al proyecto de la gestión electrónica, es incorporar en el proceso de organización de los documentos, el estampado cronológico de tiempo para darle validez jurídica al documento electrónico, y así conservar el documento físico lo menos posible.

¿Han desarrollado ustedes su propia metodología de implementación de GED?
Si, de acuerdo a las necesidades que la compañía va adquiriendo y la reevaluación de procesos y mejoras, se implementan nuevas maneras de administrar los documentos electrónicos pues queremos, de una manera un poco utópica, abolir el uso del papel en el mayor porcentaje posible. Con ayuda de personal de procesos y personal de sistemas de administración de documentos se buscan conceptos aplicables. Actualmente estamos adentrándonos en el Moreq (Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo) pues a consideración nuestra podemos desarrollar buenas ideas partiendo de este modelo y también estamos en la implementación de la ISO 15489. Nuestro objetivo es no ser ciegos a la hora de estructurar nuestra información.

¿Cuál es el caso más exitoso de GED dentro de la organización?
Todos nuestros 18 aplicativos o software que soportan y apoyan los procesos han tenido una gran acogida y un gran desempeño, pero quizá el sistema de gestión documental informático ó repositorio de información electrónica (docuware) ha sido el más exitoso pues el nivel de consulta es excelente y aparte de eso funciona muy bien en cuanto al almacenamiento de documentos electrónicos y también documentos digitalizados

¿Ha habido resistencia al cambio al implementar tecnologías de GED?

No, esta organización ésta en constante cambio e intenta implementar lo que esa en boga, no solo por actualizarse sino porque trae considerables beneficios y ahora no es el pez grande el que se come al pequeño, sino el rápido el que le gana la carrera al lento.

Si quiere conocer más acerca de la experiencia del Grupo Éxito en Gestión Electrónica Documental y conocer de la mano de expertos, tendencias, experiencias, normatividad, metodologías, casos y soluciones en los más relevantes temas de la GED, que le apoyarán en la consecución de objetivos en sus proyectos, no dude en asistir al exitoso seminario de Channel Planet, e- Document 201 - siete años llevando actualidad a los responsables de la gestión documental.